Как перевести сотрудников компании на удаленную работу?

Сейчас очень актуальным стал вопрос перевода работы компаний на «удаленку». Понятно, что далеко не все типы бизнеса могут работать по этой модели, но во многих случаях если не весь персонал, то его часть можно релоцировать в домашний офис. Более того, многие компании уже давно такое практикуют, например, у Билайна уже давно есть программа BeeFREE.

Представим себе, что вы можете часть (или всех) сотрудников перевести на удаленную работу. Что потребуется для сохранения работоспособности и эффективности, на что обратить внимание?

Прежде всего - понимание

Потребуется понимание коллег, что работа дома это такой же процесс, как и в офисе. В чем-то сложнее, в чем-то, возможно, проще. И мы сейчас даже не про юридические аспекты работы вне офиса (их оставим юристам) – речь именно про договоренности и ожидания всех членов команды.

Например, в Книге жизни компании «Инфо-Эксперт» это прописано так:

«В дни и часы, когда вы работаете из дома, все вправе рассчитывать видеть тебя в онлайне, назначать встречи в портале или Skype, звонить, писать и ожидать ответа в разумные сроки. В эти дни в рабочее время вы должны быть всегда доступны в Битрикс24, быть онлайн и обеспечить хорошее качество связи для проведения online совещаний. Если вы совмещаете работу из дома с внешними встречами, это также должно быть отмечено в календаре. 

Сотрудник, который работает удалённо, обязан реагировать на сообщения на портале и телефонные звонки или оперативно озвучивать сроки ответа. Удалённая работа оплачивается в том же размере, что и работа в офисе.»

Удобные инструменты коммуникаций

Ведь теперь вам придется организовывать планерки, групповые обсуждения и персональные коммуникации.

У многих компаний уже сейчас ведутся коммуникации в разных группах соцсетей и мессенджерах. Но скорее всего, захочется иметь единое информационное поле, чтобы не «скакать» между разными вкладками браузера или приложениями – здесь могут быть просто банальные потери времени.

К коммуникациям можно отнести еще и календари, которые помогают планировать встречи, совещания и дают понимание графика загруженности коллеги.  

Хранилище документов

Практически в каждом офисе есть сетевое хранилище файлов. Когда вы все в офисной сети – это хороший вариант хранения информации. Но для «удаленки» скорее всего не подойдет.

Если только в вашей компании нет супер-админа, способного обеспечить доступ и научить всех сотрудников как «достучаться до небес» и попасть на офисный сервер.

Потребуется облачное хранилище для обмена документами. При этом не забываем, что необходимо реализовать разные уровни доступа сотрудников к разной информации.

Система управления задачами

Когда вы все время работаете «лицом к лицу», в большинстве случаев все задачи и распоряжения вы можете давать подчиненным или коллегам устно.

Когда вы находитесь на расстоянии, это тоже возможно, но лучше, если есть более системный инструмент, которым можно пользоваться совместно и удаленно.

Такие инструменты сильно помогают даже при работе в офисе, но жизненно необходимы, когда сотрудники работают дистанционно. Гораздо проще и быстрее можно получить текущий статус той или иной задачи просто посмотрев в отчет.

К тому же – когда вы не видите сотрудников, часто очень важно понимать какое количество времени ушло на ту или иную задачу. И в этом очень поможет учет времени.

Система продаж (CRM)

Если ваша компания занимается продажами, то без правильной работы в CRM удаленно работать не получится от слова совсем. Поэтому нужно позаботится об этом отдельно.

Затратив сейчас ресурсы, вы получите много преимуществ. Начиная от момента, что все менеджеры отдела продаж смогут пользоваться офисной телефонией из CRM и, заканчивая, возможностью контроля работы отдела продаж.

Сразу стоит отметить, что из всего перечисленного – это, пожалуй, самый непростой для реализации блок. Но так как отдел продаж в любой компании это один из центров генерации прибыли – то от его работы зависит жизнь компании.

Что еще потребуется?

Понятно, что в домашнем офисе нужны: надежные каналы связи, офисная техника, организованное рабочее пространство и возможность сотруднику сосредоточиться и не отвлекаться.

В нашей команде удаленные сотрудники работают из Калининграда, Казани, Маркса. Более того, очень иногда даже те, кто обычно приезжает в офис, работают из дома.

Этот момент, кстати, тоже может быть большим плюсом для вашего бизнеса - научившись работать дистанционно, вы получите доступ к кадрам из других регионов (возможно даже с меньшим уровнем зарплат). 

Да, для IT-компаний это привычно, и где-то даже является стандартом. И мы уверены, что большое количество бизнесов могут перенять эту практику. Тем более, что сейчас это жизненно необходимо.

Что нам помогает в нашей работе? Уже более 10 лет мы используем Битрикс24 – как инструмент управления информацией, задачами и коммуникациями. Это помогало и до карантина, и еще больше актуально и полезно сейчас.

Ну и конечно, мы давно используем возможности CRM для работы отдела продаж. У нас интегрирована в CRM электронная почта, социальные сети, мессенджеры, офисная телефония и мобильные телефоны менеджеров отдела продаж.    

Когда нужен полный комплект инструментов для удаленной работы – выбор для нас очевиден.

Если вы планируете перевести свою компанию в режим удаленной работы, мы пришлем вам инструкцию, как правильно начать работу в Битрикс24.

Просто оставьте заявку.