Решение «Графический анализ продаж» для облачной версии Битрикс24 позволяет рассматривать и анализировать работу компании с точки зрения организации продаж. Система автоматически собирает информацию из CRM Битрикс24 и показывает данные по продажам, совершенным сотрудниками за определенный период, в виде графиков и таблиц.

История проекта

К нам обратился представитель компании, занимающейся оптовыми продажами, с уточняющими вопросами по приложению «Быстрый KPI». Требовался модуль, интегрированный в Битрикс24, который показывал бы отчеты по продажам и строил графики на основе выставленных счетов и закрытых сделок в CRM.

«Быстрый KPI», вроде бы, подходил по функциональности... Однако данный модуль не просто собирает отчет, а проводит сравнение плана и факта, на основе чего в дальнейшем принимается решение: является ли сотрудник эффективным или нет. Это не совсем соответствовало основным целям заказчика.

Нами была предложена разработка отдельного решения похожей функциональности, которое должно было собирать информацию по закрытым счетам (сделкам) и строить нарастающие графики по фактическим и накопленным продажам без привязки к плану.

Около месяца заняли различные согласования, написание технического задания. Затем был утвержден поэтапный перечень работ, и мы приступили к разработке.

Особенностью данного проекта была максимальная открытость. Заказчик мог в режиме реального времени наблюдать за каждым из процессов разработки, видеть происходящие с каждым днем изменения. Постепенно решение приобретало желаемый вид и функционал — и все это под строгим, но справедливым )) взглядом «со стороны», с предложениями и поправками, вносимыми нами и заказчиком. В считанные дни была проведена отладка и тестирование, и для модуля ГАП начались трудовые будни.

Компания заказчика получила мощный инструмент управления продажами. Аналитика с первых же дней стала применяться в оперативном управлении и принесла первые результаты:

• огромная экономия рабочего времени. Альтернативой этого приложения был Exсel со сводными таблицами, данные для которых заносились вручную. Тогда как сегодня для получения сводных данных сотрудникам компании достаточно внести счет с данными по продажам за день, а руководителям открыть ГАП и построить отчёт;

• прозрачность и актуальность предоставленных данных;

• отчеты, используемые на всех уровнях руководства. На еженедельных планерках руководители подразделений отчитываются по результатам продаж. Для удобства использования отчетных данных из модуля ГАП в презентациях предусмотрена возможность выгрузки графиков в формате .png.

Реализация базового функционала — первый этап. У руководства компании уже намечены планы по дальнейшему развитию приложения в сторону усложнения отчетности, более глубокой работы в направлении планирования продаж (прогнозирования). В перспективе разработка функционала более сложного выстраивания планов из расчета планируемых рабочих дней в месяце.

Владимир Добронравов, руководитель проекта

Компания занимается оптовыми продажами сантехники в Москве, Санкт-Петербурге и других регионах России . Сотрудники работают удаленно на площадках наших клиентов.

Нам был необходим удобный и простой инструмент для получения оперативной информации из торгового зала. При этом система должна была фиксировать результат как по каждому сотруднику, работающему дистанционно, так и по нашим клиентам отдельно.

Решение о работе с веб-студией Инфо-Эксперт было принято по результатам конкурса: сработало наиболее интересное предложение и умение менеджера Артема Костина проводить переговоры.

Приложение ГАП – Графический анализ продаж, интегрированный в облачный сервис Битрикс24, начали разрабатывать в конце ноября 2015 г. В начале февраля 2016 г. получили первые результаты работы. Довольно много времени ушло на различные согласования и проработку деталей, но в итоге получили качественный инструмент для оперативного контроля продаж и получения отчетности. Бонусом выявили прямую взаимосвязь со скоростью заполнения отчетности и лояльностью к компании удаленных сотрудников.

Работа приложения компанию устраивает, но мы не будем останавливаться на достигнутом. Есть предложения по изменению элементов управления, планируется разработка дополнительного функционала для еще более удобного использования приложения. В ближайших планах увеличение количества аналитической информации и изменение интерфейса отчетности плана продаж.

Совместная работа продолжается.

Подробнее с технической стороны...

Основа решения — структура компании

Список сотрудников, показатели которых необходимо отслеживать, формируется на основе действующей структуры компании. В случае, если в структуре компании произошли изменения - перемещения сотрудников между отделами или подразделениями, добавление нового сотрудника или смена фамилии другим — предусмотрен функционал синхронизации базы данных приложения со структурой компании.

Сбор данных

Система собирает информацию по всем счетам, созданным сотрудниками в CRM Битрикс24, и сохраняет их в базу данных приложения. Для анализа выделяются необходимые атрибуты (имя/фамилия сотрудника, подразделение, к которому он прикреплен в структуре организации, срок оплаты счета, итоговая сумма счета) на основании которых, в итоге, и выстраиваются графики, а также заполняются таблицы.

Получить развернутую аналитику можно не только по конкретным сотрудникам, но и отдельно по подразделениям. Значение показателя по подразделению высчитывается, исходя из суммы показателей закрепленных за ним сотрудников. Все показатели учитываются строго в заданном временном интервале.

Плановые показатели

Решение предусматривает возможность введения для каждого сотрудника планового показателя, которого он должен будет достичь за указанный период времени. Плановый период можно задавать на день, неделю, месяц, квартал и год.

Одновременный просмотр графиков плановых и фактических показателей наглядно демонстрирует, достиг ли сотрудник запланированного результата. При этом фактические данные по каждому сотруднику собираются и выводятся вне зависимости от наличия или отсутствия внесенного для него плана.

Также решение собирает и сохраняет в базу данных приложения плановые показатели по подразделениям.

Поскольку плановые показатели периодически обновляются, существует механизм, который позволят отслеживать историю изменений и вносить уточнения в планы, в том числе, и задним числом.

Пересчет данных

Сбор данных происходит в автоматическом режиме ежедневно с заданной периодичностью. Совокупное время на сбор данных зависит от количества сотрудников, а также в целом от текущей производительности облака Битрикс24.

Практика показывает, что в течение суток собираются практически любые данные.

Однако если необходимо пересчитать конкретные показатели или внести небольшие изменения задним числом, а результат хочется получить сразу, существует возможность «ручной» загрузки данных.

Вывод полученных данных

Визуализация данных представлена в трех вариантах: в виде линейного графика, таблицы и одновременного показа графика и таблицы.

Каждая линия на графике — это изменение показателя в пределах заданных параметров:

• периода (текущий день, вчерашний день, текущая неделя и т.д., включая произвольный период дат);

• динамики (ежедневно, еженедельно и т.д.)

• вывода данных по подразделениям/по сотрудникам;

• указания конкретных сотрудников или подразделений;

• типа графика (факт, факт + план, накопленный факт).

При наведении на любую точку на графике можно увидеть конкретные значения данных сотрудника или компании.

Помимо графиков результаты продаж каждого сотрудника можно отслеживать в табличной форме.