Автоматизация процесса согласования и оформления командировки с помощью смарт-процессов в Битрикс24
О заказчике
UMETEX — один из крупнейших в России поставщиков медицинского и косметологического оборудования. Компания работает в партнерстве с крупнейшими мировыми производителями оборудования и имеет собственную сервисную службу.
Мы активно работаем с компанией UMETEX и постоянно улучшаем их Битрикс24 и облегчаем работу с помощью автоматизации. Недавно мы рассказывали о том, как автоматизировали составление и согласование договора, а также разработали бизнес-процесс для построения детальных отчетов в Битрикс24.Задача проекта
Сотрудники компании UMETEX часто ездят в командировки, для этого им приходится пройти через сложные процессы по согласованию и оформлению множества документов. Сотруднику нужно было написать на почту своему руководителю о том, что он собирается в командировку. Затем сотрудник самостоятельно оформлял необходимые документы, относил их в бухгалтерию, сообщал всем заинтересованным отделам о командировке, согласовывал все документы во всех отделах и т.д. Очень много бюрократических процедур, которые отнимали много времени и сил.
Именно этот процесс нам и нужно было автоматизировать и сделать оформление командировки быстрым, легким и удобным для всех сотрудников и отделов компании UMETEX.
Реализация
Для начала мы детально изучили весь процесс оформления командировки и узнали у сотрудников UMETEX все нюансы и подробности. После этого разработали план автоматизации и начали реализовывать его с помощью смарт-процессов Битрикс24 со стадиями.
Чтобы оформить командировку, сотрудник должен зайти в соответствующий раздел Битрикс24 и заполнить заявку, в которой указывается вся необходимая информация о командировке. После этого процессом оформления занимается Битрикс.
После того, как сотрудник все заполнит и сохранит запрос, карточка запроса сменит стадию на «Утверждение у руководителя» и руководителю сотрудника автоматически будет поставлена задача с ссылкой на задание бизнес-процесса, чтобы он мог утвердить или отклонить запрос. Мы объединили задание бизнес-процесса и задачу, так как у задачи в Битрикс24 есть только один вариант развития — завершение, а заявка на командировку может быть отклонена. При этом у задачи есть крайний срок, а руководителю легко контролировать выполнение задачи. Именно поэтому используется и задача и задание.
По ссылке в задаче руководитель может быстро открыть задание бизнес-процесса на утверждение или отклонение запроса.
Ссылка в задаче не единственный способ открыть задание бизнес-процесса. Это можно сделать также через карточку запроса, открыв вкладку “Бизнес-процессы”.
А еще можно перейти по ссылке из уведомления, которое приходит “в колокольчик”.
Также можно зайти в раздел “Задания бизнес-процессов” и там найти нужно задание.
Некоторые сотрудники компании UMETEX попросили настроить для них оповещение на электронную почту. Им приходит письмо со ссылкой на задание бизнес-процесса.
После утверждения или отклонения запроса задача автоматически закрывается. Если запрос был отклонен, его стадия изменится на “Возвращено на доработку”.
На этой стадии для сотрудника создается задание бизнес-процесса на доработку заявки.
После того, как сотрудник доработает заявку и нажмет кнопку “Сохранить”, запрос снова отправляется к руководителю на согласование и после согласования уже на стадию “Уведомление сотрудников”. Также автоматически формируются все необходимые служебные записки и документы от сотрудника для бухгалтерии.
На этой же стадии все заинтересованные отделы получают письма и уведомления, что сотрудник едет в командировку, задачи на бронь гостиницы, покупку билетов и т.д. Документы прикрепляются к нужным задачам, а вся информация по командировке отражается в задачах и уведомлениях, чтобы сотрудники отделов видели сразу все, что им нужно.
После того, как сотрудники завершат свои задачи, запрос сменит стадию на “Отчет по командировке”. На ней командированный сотрудник получает задание предоставить отчет по командировке.
После того, как отчет загружен, есть 2 варианта развития событий. Если сотрудник предоставил отчет о представительских расходах, то руководитель должен утвердить или отклонить этот отчет.
Результат согласования будет прикреплен к задаче бухгалтера по проверке всего отчета.
Если представительских расходов не было, бухгалтеру сразу ставится задача на проверку отчета по командировке. После завершения бухгалтером задачи запрос меняет стадию на “Предоставление оригиналов”, где бухгалтеру ставится задача на получение оригиналов документов от сотрудника. А после ее закрытия запрос отправляется в успешную стадию, и вся работа по нему считается завершенной.
При этом бизнес-процесс предусматривает то, что в командировке могут произойти какие-либо изменения, например, даты, необходимая сумма денег или что-то еще. В этом случае сотрудник может отправить запрос на корректировку, изменив стадию вручную.
После сохранения сотрудником новой информации все отделы получат уведомление об изменениях, заменятся все сформированные документы и вся информация во всех последующих задачах и заданиях будет актуальной.
Также сотрудник может отменить командировку (эта возможность доступна только с определённых стадий). Тогда отделам будут разосланы соответствующие уведомления и поставлены задачи на отмену брони гостиниц, возврат билетов и т.д.
Ну и последний вариант развития событий — бухгалтерия может с определенных стадий успешно закрыть командировку. Данный функционал сделан для случаев, когда ответственные сотрудники сразу предоставляют оригиналы, и задачи для бухгалтера на получение оригиналов не требуются.
В итоге оформление и согласование командировки перестало быть проблемой для сотрудников компании UMETEX. Сейчас процесс почти полностью автоматизирован и проходит гораздо быстрее. Кроме того, автоматизация позволяет избежать ошибок при оформлении.