Реализация

Размещение запроса на вакансию осуществляется внутренним заказчиком через смарт-процессы.

Смарт-процесс состоит из двух основных стадий: «Открытые» и «Архив».

Заказчик видит только вакансии своего отдела. Для запроса на подбор вакансий заказчик проверяет наличие соответствующего элемента смарт-процесса на стадии «Архив» и переносит на стадию «Открытые», при необходимости редактирует поля карточки элемента смарт-процесса. При перемещении карточки элемента смарт-процесса руководитель отдела подбора персонала назначает ответственным одного из рекрутеров, после чего рекрутер начинает работу по вакансии. Если нет элемента смарт-процесса с нужной вакансией – заказчик создаёт новый элемент с заполнением обязательных полей.

В случаях, где роль участника определяется конкретным сотрудником, добавление и редактирование участников регулируется универсальными списками. Это позволяет быстро заменять сотрудников в процессах автоматизации.

К порталу Заказчика было подключено решение от IT-Solution «Интеграция с HH.ru»

Приложение интегрируется с помощью API с сайтом HH.ru и позволяет выгружать резюме кандидатов в виде сделок в выбранную воронку сделок. Карточка сделки содержит ФИО кандидата, его контактные данные и город, в котором осуществляется поиск вакансии. Дополнительно функционал был доработан для формирования PDF-файла с анкетой соискателя в карточке сделки.

В меню настройки приложения пользователь из списка активных вакансий, которые синхронизируются с вакансиями из HH.ru, может выбрать нужные, определить ответственных за вакансию менеджеров, стадию подбора на HH.ru, с которой будут выгружаться анкеты соискателей, воронку в Битрикс24 для выгрузки анкеты.

В нашем случае анкеты выгружались с HH.ru со стадии «Подумать». То есть когда рекрутер видит подходящую анкету – он переводит статус анкеты на «Подумать», анкета выгружается в Битрикс24 в виде сделки и контактов.

Первая стадия. На первой стадии воронки в пользовательское поле контакта записывается ID связанной сделки. И запускается процесс по контролю дубликатов контактов на тот случай, если ранее резюме с этим контактом уже было выгружено.

Робот на первой стадии:

Бизнес-процесс «Контроль дубликатов в воронке HR»:

Если бизнес-процесс «Контроль дубликатов в воронке HR» находит совпадение по ФИО, электронной почте или номеру телефона – запускается бизнес-процесс «Проверка активности сделки HR».

Бизнес-процесс «Проверка активности сделки HR» проверяет статус сделки с совпадающим контактом:

 

Ответственный рекрутер получает уведомление о статусе сделки с совпадающим контактом, запускается бизнес-процесс «Удаление копии сделки и контакта» с входящими параметрами: статус сделки, ID контакта и ID копии контакта

Бизнес-процесс «Удаление копии сделки и контакта»:

Вторая стадия. На вторую стадию сделка перемещается автоматически по заполнению поля «Дата интервью с МПА» с помощью триггера. То есть для перевода сделки на следующий этап рекрутеру нужно заполнить дату интервью с кандидатом.

При переходе сделки на вторую стадию, рекрутеру ставится задача роботом.

Третья стадия. Для перехода на третью стадию необходимо заполнить три поля: «Оценка кандидата рекрутером», «Комментарии к интервью», «Дата интервью кандидата с внутренним заказчиком». При заполнении этих трёх полей сделка переходит на следующую стадию автоматически. Заполнение полей отслеживается триггерами.

    

На третьей стадии воронки в наблюдатели добавляется руководитель отдела найма, проставляется событие календаря у рекрутера с датой интервью с заказчиком, ставится задача заказчику провести интервью.

При заполнении поля «Результат интервью с заказчиком» значением «Кандидат отправлен на проверку СБ» сделка с помощью триггера переходит на четвёртую стадию.

Четвертая стадия. На четвёртой стадии Сотрудник СБ получает задачу по проверке кандидата и заполняет поле «Результат проверки СБ». Если в поле указано значение «Положительный» - сделка переходит на стадию «Оффер» с помощью триггера.

Пятая стадия. На пятой стадии «Оффер» ставится задача Заказчику вакансии на согласование предложения кандидату «Согласовать оффер с Заказчиком и отправить кандидату (ФИО подтягивается автоматически) на вакансию (вакансия подтягивается из заявки)». К задаче прикреплен документ «Оффер», который генерируется в сделке рекрутером. Рекрутер проставляет в задаче срок для Заказчика по заполнению оффера.

Заказчику требуется:

• Согласовать/дополнить условия оффера на вакансию.
• Прописать в оффере задачи на испытательный срок.
• В комментарии к задаче выложить заполненный оффер.

После согласования с Заказчиком, рекрутер согласовывает с кандидатом условия оффера и готовность выхода на работу в рамках своей задачи, которая ставиться ему на этой же стадии автоматически.

Рекрутер в комментариях к задаче прописывает дату выхода кандидата, если кандидат принял оффер, либо прописывает другое решение кандидата (надо подумать, не готов сейчас выйти, что смущает и т.д.).

По результатам заполняется обязательное поле со списком значений. Сделка переходит или не переходит на следующую или завершающую стадию автоматически в зависимости от заполненного значения.

Шестая стадия. Эта стадия воронки предназначена для организации рабочего места сотрудника. На этой стадии Заказчик Вакансии и руководитель кандидата получает задачу «Определить перечень работ по настройке рабочего места новому сотруднику», где ему предлагается заполнить основные данные по чек-листу (параметры стажировки, данные для регистрации на портале, контактные данные, требуется ли оборудование, какие доступы предоставить и др.).

После того, как задача будет выполнена и в поле сделки будет указан результат, система ставит задачу на рекрутера «Организовать рабочее место новому сотруднику». К этой задаче рекрутер ставит подзадачи профильному отделу технической поддержки по шаблонам. Руководитель этого отдела в свою очередь, ставит подзадачи и назначает ответственных по своим профильным подразделениям.

После завершения задачи рекрутер вносит результат в соответствующее поле сделки.

Седьмая стадия. Осуществляется автоматический переход на стадию «Прием на работу» и проставляется Задача «Согласовать прием на работу на должность ______________». В задаче Руководителю сотрудника нужно согласовать лист приёма новому сотруднику. Шаблон документа прикладывается к задаче автоматически.

Руководитель сотрудника завершает задачу и рекрутер добавляет результат в поле сделки. Это является триггером для автоматической постановки следующей задачи Руководителю нового сотрудника «Согласовать лист ЗП новому сотруднику» с приложенным шаблоном документа.

Руководитель сотрудника завершает задачу. Рекрутер заполняет поле «Результат», выбирая значение из списка.

Следующая автоматическая задача формируется для Руководителя организации «Согласовать прием нового сотрудника».

Руководитель завершает задачу. Заполненный результат в списочном поле инициирует следующую задачу «Оформить на работу кандидата ФИО».

Рекрутер заполняет поле и создаётся следующая задача «Подтвердить выход работу кандидата».

Рекрутер заполняет поле «Результат»:

• кандидат приступил к работе;
• кандидат не вышел на работу.

Воронка завершается.

Дополнительно на каждой стадии предусмотрена возможность завершить сделку и перенести в стадию «Отказ» по нескольким причинам. По этим данным также можно собрать статистику с возможностью получения данных о причине, этапе отказа и инициаторе отказа.

Также есть возможность сформировать кадровый резерв по отказным кандидатам с указанием возможных должностей для кандидатов, кем рекомендован кандидат и комментариев.

Общий вид автоматизации воронки:

В итоге у отдела кадров появился инструмент, который снизил нагрузку и уменьшил общие издержки для предприятия в целом.