3 незаменимых BI-отчета для вашей CRM Битрикс24

Не так давно в Битрикс24 появился BI-конструктор. Этот инструмент позволяет создавать аналитические отчеты для анализа данных из вашего Битрикс24.

По умолчанию в Битрикс24 есть стандартные отчеты, например, для аналитики лидогенерации, для изучения общих показателей компании и еще несколько базовых отчетов. Но конечно же это далеко не все, что умеет BI-конструктор.

Наши эксперты подготовили 3 отчета, которые будут полезны для любой компании. Давайте разберемся, какую пользу могут принести эти отчеты, как они работают, и как начать их использовать.

Оперативный отчет по делам

Одна из главных задач руководителя — эффективно распределять задачи между сотрудниками и контролировать выполнение этих задач. А чтобы быть в курсе того, как идут дела, недостаточно просто спрашивать сотрудников об успехах и проблемах, тут нужны хорошие отчеты с цифрами, графиками и возможностью детально, а главное быстро узнать все, что нужно о работе над задачами.

«Оперативный отчет по делам» поможет вам буквально за 5 минут получить детальную картину того, как идет работа над всеми делами у каждого сотрудника.

В отчете есть 4 вкладки: сегодня, планы по делам, забытые дела и общие данные. По названию вкладок в целом уже понятно, какую информацию можно найти на каждой из них.

На вкладке Сегодня собрана информация о делах, запланированных на сегодняшнюю дату. Информация о делах на сегодня представлена в виде таблицы и в виде диаграммы, это очень удобно, так как иногда диаграмма оказывается нагляднее, а иногда проще посмотреть на показатели в таблице.

На вкладке Планы по делам можно отслеживать запланированные дела сотрудников. Есть график на 14 дней и диаграмма на 7 дней вперед с разбивкой по сотрудникам, которая наглядно показывает загрузку каждого из них.

А еще мы добавили тепловую карту, которая показывает количество запланированных дел не только по дням, но и по времени. То есть можно увидеть, в какие часы загрузка сотрудников будет максимальной. Это может быть полезным, например, при планировании встреч, планерок и других мероприятий.

А вот вкладка Забытые дела покажет, кто из сотрудников по каким-то причинам не закрывает свои задачи. Здесь есть график с динамикой изменения количества забытых дел и само число — количество забытых дел за последние 30 дней. Также есть детальная разбивка по сотрудникам.

И наконец последняя вкладка Общие данные покажет вам общую информацию обо всех делах. Тут вы найдете график, который покажет динамику общего количества дел, а также выполненных и забытых за последние 30 дней, а также на 14 дней вперед.

Во всех вкладках отчета работает фильтр, с помощью которого можно выбрать только те данные, которые вас интересуют. Фильтровать данные можно по ответственному за дело, ответственному за сущность CRM, к которой относится дело, по типу сущности (лид, сделка, компания или контакт), по типу дела (задача, звонок, встреча, письмо или пользовательское действие) и по статусу дела (выполнено или нет). То есть даже в очень большом объеме данных вы всегда сможете найти именно то, что вас интересует.

Этот отчет будет полезен любой компании. Руководители всегда будут в курсе того, как идет работа, кто из сотрудников загружен больше других и какая загрузка планируется в ближайшем будущем. И все это можно узнать всего за пару минут, открыв и изучив один отчет.

ABC-анализ компаний

А вы знали, что обычно 80% выручки делает около 20% самых лояльных клиентов, а остальные приносят вам гораздо меньше денег? Хотите узнать, кто из ваших клиентов входит в те самые 20%? Ответ на этот вопрос вам даст наш второй отчет — «ABC анализ Компаний».

Отчет соберет информацию об успешных сделках за выбранный период, сопоставит эти сделки с компаниями и посчитает общую выручку с каждой компании. Затем для каждой компании будет рассчитано, какую долю от всей выручки за выбранный период она принесла. По этому показателю компании будут распределены между группами A, B и C:

• Группа A - 80% выручки;
• Группа B - 15% выручки;
• Группа C - 5% выручки.

В отчете вы можете посмотреть разбивку компаний на группы по сумме сделок, по количеству сделок, а также количество компаний в каждой из групп. Данные представлены как в форме диаграмм, так и в таблицах. Также в отчете есть график, показывающий количество сделок по дням в течение выбранного отчетного периода.

Для того, чтобы найти именно те данные, которые вам нужны, используйте фильтры. Фильтровать данные для отчета можно по:

• Ответственному за компанию;
• Ответственному за сделку;
• Воронке из CRM;
• Группе (A, B и C).

Также в фильтре настраивается период, за который будут собираться и анализироваться данные.

Отчет незаменим для отдела продаж и руководства компании. Он поможет определить самых «денежных» клиентов или найти тех, кто совершает меньше покупок буквально за 5 минут.

Ну а дальше можно строить свою маркетинговую стратегию и стратегию отдела продаж, например, делая упор на тех клиентов, которые пока что входят в группы B и C, чтобы повысить их средний чек или частоту сделок.

Отчет Компании Сделки Дела

Ок, допустим мы выяснили, кто из клиентов приносит больше денег, а кто меньше, проанализировали загрузку менеджеров, разработали стратегию и поставили задачи. А как понять, насколько успешно работают сотрудники? Кроме поступления денег на счет вашей компании, есть еще один вариант, оценить эффективность работы.

Отчет «Компании – Сделки - Дела» отлично подойдет для быстрого анализа общих показателей по Сделкам и Делам в разрезе Компаний. Данные, которые предоставит отчет помогут проанализировать работу по конкретному направлению (воронке), менеджеру или просто узнать, с какими компаниями работа идет более успешно, а с какими много сделок проигрывается.

По заданному отчетному периоду из CRM выбираются Сделки, у которых есть привязка к Компании. Затем Сделки разделяются по статусам:

• Успешные;
• В работе;
• Проваленные.

Важно! Отчет выбирает только Сделки с валютой Рубль, если у вас в CRM есть Сделки с другой валютой, то они в данные для отчета не попадут.

После этого из CRM выбираются Компании, к которым привязаны эти Сделки. Для каждой из этих Компаний подсчитывается:

• Количество сделок;
• Сумма сделок;
• Средняя сумма сделки.

Для каждого из этих показателей строится диаграмма, наглядно показывающая выбранные данные. Еще эти данные можно найти в таблице под диаграммами.

Также подсчитывается количество выполненных дел и не выполненных дел. Все эти параметры разделяются по статусам сделок. Показатели по Делам выводятся в таблице.

Дополнительно выводится полный список Сделок, по которым строится отчёт.

Для выбора нужных данных доступны фильтры. Можно фильтровать данные по:

• Воронке,
• Статусу сделки,
• Ответственному за Компанию,
• Ответственному за Сделку.

Так как отчет строит 9 диаграмм, они сгруппированы на 3 вкладки: «Успешные», «В работе» и «Проваленные». При переключении между вкладками меняется набор отображаемых графиков.

Эти три отчета можно использовать в связке или по-отдельности, в любом случае они помогут вам оперативно оценивать и анализировать эффективность работы компании.

Все отчеты доступны по подписке на Маркет+ Если у вас есть какие-то вопросы по Битрикс24, заполняйте форму ниже. Мы свяжемся с вами и обязательно поможем.